Política de protección de datos personales y privacidad de Muisca

1. Objeto

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en especial el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Aliaddo SAS, propietaria de la marca "Muisca" (en adelante "Muisca"), adopta la presente Política de Protección de Datos Personales y Privacidad, con el propósito de establecer los lineamientos y procedimientos que regulan la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, tratamiento, protección y administración de los datos personales que Muisca obtenga de sus clientes, proveedores, empleados, candidatos y demás personas con quienes tenga o llegue a tener alguna relación de cualquier naturaleza.

La presente política tiene como finalidad garantizar a los titulares de datos personales el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data, conforme a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia y la normatividad vigente aplicable.

Muisca podrá modificar la presente política con el fin de adecuarla a cambios en la legislación y jurisprudencia vigentes, así como a las prácticas de la industria. En tal caso, anunciará en su página web muisca.io, o por otros medios adecuados, los cambios con la debida anticipación.

2. Ámbito de aplicación

La presente política aplica a todos los datos personales registrados en cualquier base de datos de Muisca, cuyo titular sea una persona natural. Está dirigida a:

• Clientes actuales y potenciales de Muisca.
• Proveedores y aliados comerciales.
• Empleados, contratistas, practicantes y candidatos a vinculación laboral.
• Usuarios de los sitios web, la API y plataformas digitales de Muisca.
• Toda persona natural que haya suministrado datos personales a Muisca por cualquier medio.

Esta política aplica tanto al tratamiento de datos que realiza Muisca en calidad de Responsable del tratamiento, como en los eventos en que actúe como Encargado del tratamiento por instrucción de un tercero responsable.

Los tratamientos de datos personales realizados exclusivamente para fines personales o domésticos, los relativos a seguridad y defensa nacional, prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, y los que tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y contrainteligencia, se rigen por la normatividad especial que les resulte aplicable.

3. Definiciones

Para efectos de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del tratamiento, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa de muerte o por acto entre vivos.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Son datos sensibles, entre otros, aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Identificación del responsable del tratamiento

Aliaddo SAS, propietaria de la marca Muisca, identificada con NIT 830.099.008-5, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá DC, en la dirección Carrera 80D No. 22C 70. Datos de contacto:

• Página web: muisca.io
• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono: +57 300 913 8482

5. Datos sensibles

Son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Se consideran datos sensibles:

• Los que revelen el origen racial o étnico.
• La orientación política.
• Las convicciones religiosas o filosóficas.
• La pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o partidos políticos.
• Los datos relativos a la salud.
• Los datos relativos a la vida sexual.
• Los datos biométricos (fotografías, huellas dactilares, firmas, mapa del iris, reconocimiento de voz, entre otros).

Muisca únicamente solicitará datos sensibles cuando sea estrictamente necesario para la prestación de sus servicios o para el cumplimiento de obligaciones legales. En caso de solicitar este tipo de datos, Muisca informará al Titular el carácter facultativo de la respuesta, la finalidad específica del tratamiento y los derechos que le asisten.

6. Tratamiento de datos sensibles

El Tratamiento de datos sensibles está prohibido salvo en los siguientes casos expresamente establecidos por la ley:

• Cuando el Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
• Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.
• Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica y se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

El titular de la información tiene derecho a no suministrar información sensible solicitada por Muisca. Se recomienda al Titular abstenerse de remitir información sensible que no sea necesaria para la prestación de los servicios de Muisca.

7. Naturaleza de la información personal recolectada

Muisca recolectará información de contacto y cualquier otra información pertinente de acuerdo con la naturaleza de la relación sostenida con el Titular, sea de carácter laboral, comercial o de cualquier otra índole. Los datos personales recolectados varían según el tipo de Titular:

7.1 Interesados en la API de Muisca

Personas que contactan a Muisca para solicitar información sobre la API o explorar posibilidades de integración. Se solicita información básica de identificación, cargo, correo electrónico, teléfono, ciudad, tipo de negocio, volumen mensual estimado de documentos electrónicos y modalidad de uso (empresa única o integrador multi-cliente). Adicionalmente, los servidores de Muisca pueden obtener automáticamente datos estadísticos como sistema operativo, tipo de navegador, dirección IP y secciones de interés visitadas mediante cookies.

7.2 Clientes, proveedores y aliados

Cuando se concreta una relación comercial, Muisca recolecta la información necesaria para gestionar adecuadamente dicha relación conforme a los contratos y Acuerdos de Servicio respectivos, incluyendo datos de identificación, financieros, tributarios y de contacto.

7.3 Candidatos a vinculación laboral

Personas que envían su hoja de vida para ser consideradas en procesos de selección. La información suministrada se utiliza únicamente para efectos del proceso de selección, reclutamiento y contratación por el personal del área encargada.

7.4 Empleados y contratistas

La información sobre empleados es estrictamente confidencial y se ajusta a los requisitos de la ley colombiana. Solo es utilizada por quienes, debido a su cargo, tienen que ver con la gestión de la relación laboral.

8. Fuentes de la información

Muisca recolecta información de las siguientes fuentes:

• Directamente del Titular de la información.
• Automáticamente, cuando el Titular utiliza los sitios web o la API de Muisca (cookies, dirección IP, historial de navegación dentro del sitio, entre otros). Si el Titular no desea que esta información sea recolectada automáticamente, deberá deshabilitar la aceptación automática de cookies en su navegador.
• De otras fuentes: bases de datos públicas o de terceras personas autorizadas por el Titular de los datos para compartir información.

9. Finalidad de la recolección de los datos personales

La información recolectada por Muisca se utiliza, con la autorización de los Titulares, para los siguientes fines específicos:

• Ofrecer información sobre la API y servicios de Muisca o de sus aliados de negocio, así como compartir oportunidades comerciales, a través de medios como llamadas telefónicas, correo electrónico, chat, redes sociales o correo físico.
• Materializar potenciales relaciones jurídicas con personas interesadas en ser clientes, proveedores o empleados de Muisca.
• Prestar al Titular los servicios contratados, así como la asistencia, consultoría y soporte técnico necesarios para integrar y operar la API.
• Mantener actualizados a los clientes sobre el desarrollo de los procesos comerciales, la oferta o ejecución de servicios prestados por Muisca.
• Realizar actividades de mercadeo, promoción, publicidad, compras, mejoras en el servicio y producto, consultas, controles, verificaciones, alianzas y acuerdos.
• Llevar estadísticas internas y evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos, así como el nivel de satisfacción mediante encuestas y otros mecanismos.
• Realizar la gestión administrativa, contable y fiscal, incluyendo facturación, gestión de cobros y pagos, informes a autoridades fiscales o laborales.
• Vincular personal y cumplir con las obligaciones legales como empleador.
• Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.
• Llevar a cabo actividades de control y seguridad de instalaciones físicas y sitios virtuales.
• Transferir y/o transmitir datos a terceros dentro o fuera del país, cuando sea necesario, siempre garantizando condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad.

Muisca hace mención expresa de la utilización de servicios de infraestructura tecnológica en la nube (incluyendo Cloudflare) de proveedores que pueden operar servidores fuera de Colombia, por lo cual los datos de los Titulares pueden reposar en dichos países cuando sean tramitados en dichas herramientas.

10. Deber de informar al titular

Muisca tiene el deber de informar al Titular de manera previa, clara y expresa sobre:

• La existencia del tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
• El tipo de datos personales que serán recolectados.
• Los derechos que le asisten como Titular de los datos, incluyendo los de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y revocar la autorización otorgada.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.
• Los mecanismos habilitados para ejercer sus derechos como Titular.
• La posibilidad de que los datos sean transferidos a terceros dentro o fuera del país, cuando aplique.

Esta información será suministrada al Titular en el momento de la recolección de sus datos personales, a través del Aviso de Privacidad correspondiente, de manera física, electrónica o por cualquier otro medio que facilite su consulta posterior.

11. Requisitos especiales para el tratamiento de datos de menores de edad

Los servicios prestados por Muisca están diseñados para personas mayores de edad y empresas. No obstante, en los eventos excepcionales en que se requiera el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, Muisca cumplirá con los siguientes requisitos especiales:

• El tratamiento de datos personales de menores de edad solo se llevará a cabo cuando cuente con la autorización previa, expresa e informada de los padres o representantes legales del menor.
• Se garantizará que el tratamiento responde y respeta el interés superior del menor de edad.
• Se asegurará el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
• Solo se recolectarán datos de menores que sean estrictamente necesarios para la finalidad específica del tratamiento, la cual deberá ser legítima y debidamente justificada.
• Muisca velará en todo momento porque en el tratamiento de datos de menores se respeten sus derechos, libertades y garantías constitucionales y legales.

El incumplimiento de estas condiciones dará lugar a la supresión inmediata de los datos del menor de su base de datos. Muisca podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio para obtener el aval sobre el tratamiento propuesto, de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

12. Derechos de los titulares

En concordancia con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de la información tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Muisca. Este derecho puede ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Muisca, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, conforme a lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por Muisca, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de información que motiven nuevas consultas.

13. Autorización del titular

Muisca informará al Titular de la información sobre la presente política y obtendrá la autorización respectiva para el tratamiento de sus datos personales. Igualmente, informará sobre los cambios que se efectúen a la presente política y obtendrá una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

La autorización podrá ser obtenida por Muisca mediante:

• Documento escrito.
• Vía correo electrónico.
• De manera verbal o telefónica.
• Autorización electrónica en un formulario o página web.
• Cualquier otro medio que permita conservar, consultar o probar la respectiva autorización.

Así mismo, la autorización del Titular podrá ser manifestada mediante conductas inequívocas que permitan concluir de manera razonable que se otorgó la autorización. En ningún caso Muisca asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

La autorización deberá ser previa al tratamiento de los datos personales y deberá informar al Titular: (i) el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo; (ii) el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes; (iii) los derechos que le asisten como Titular; y (iv) la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

14. Casos en los que no se requiere autorización del titular

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

En estos casos, Muisca igualmente implementará las medidas de seguridad y confidencialidad que correspondan y solo hará el tratamiento en la medida estrictamente necesaria para cumplir la finalidad respectiva.

15. Suministro de la información

El suministro de información personal por parte del Titular a Muisca deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. El Titular responderá por la calidad y veracidad de los datos personales suministrados. La información suministrada de forma incompleta, inexacta o desactualizada no generará responsabilidad para Muisca por el tratamiento efectuado con base en dicha información.

Cuando el Titular suministre datos de terceros (como familiares, beneficiarios u otros), declara tener la autorización o la legitimidad para ello, siendo el Titular el único responsable frente a dichos terceros por tal suministro.

Muisca solo recolectará los datos estrictamente necesarios de acuerdo con la finalidad del tratamiento, aplicando el principio de minimización de datos y absteniéndose de recolectar datos que no sean pertinentes para la relación establecida con el Titular.

16. Personas a quienes se les puede suministrar la información

De conformidad con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, la información que reúna las condiciones establecidas en dicha norma podrá suministrarse a las siguientes personas:

• Al Titular, a sus causahabientes o a sus representantes legales o apoderados, previa acreditación de tal calidad.
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
• A los Encargados del Tratamiento que Muisca hubiere contratado para el efecto, siempre que dichos terceros garanticen condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información, y hayan suscrito los acuerdos de tratamiento de datos correspondientes.

Muisca adoptará las medidas necesarias para garantizar que los terceros que reciban información personal cumplan con los estándares de protección de datos establecidos en la presente política y en la normatividad vigente.

17. Consultas

El Titular de la información o sus causahabientes tienen derecho a consultar la información personal tratada por Muisca. El área de seguridad de la información será la responsable de atender las peticiones y consultas de los Titulares.

17.1 Canales de consulta

• Dirección física: Carrera 80D No. 22C 70, Bogotá DC
• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono: +57 300 913 8482

17.2 Requisitos de la solicitud de consulta

Al realizar la consulta, el solicitante deberá suministrar la siguiente información:

• Si se trata del Titular: Copia del documento de identidad (CC, TI, CE o pasaporte).
• Si se trata del causahabiente: Copia del documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.
• Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Copia de documento de identidad válido, poder que lo faculte para el trámite y el número del documento de identidad del Titular.

17.3 Términos de respuesta

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

18. Reclamos

El Titular o sus causahabientes tienen derecho a solicitar la actualización, rectificación, supresión de la información personal o la revocación de la autorización otorgada a Muisca. El área de seguridad de la información será la encargada de tramitar los reclamos.

18.1 Ante quién procede el reclamo

El reclamo deberá presentarse ante Muisca en calidad de Responsable del Tratamiento, a través de los canales habilitados indicados en la sección de Consultas (numeral 17.1). Si el reclamo resulta insatisfecho o Muisca no da respuesta en los términos legales, el Titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), que es la autoridad competente en materia de protección de datos personales en Colombia.

18.2 Requisitos del reclamo

• Identificación del Titular (nombre y documento de identidad).
• Descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la reclamación.
• Indicación de lo que se pretende (actualización, corrección, supresión o revocación de autorización).
• Datos de contacto del solicitante.
• Documentos que se quieran hacer valer.
• Documentación que acredite la calidad en que actúa (si aplica, según los mismos criterios del numeral 17.2).

18.3 Trámite del reclamo

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.

Si el reclamo resulta incompleto, Muisca requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

19. Deberes de los responsables del tratamiento

Muisca puede actuar simultáneamente como Responsable y como Encargado del tratamiento de datos personales. En ejercicio de dichos roles, cumplirá con los deberes previstos en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, incluyendo garantizar el derecho de Hábeas Data, conservar la información bajo condiciones de seguridad, informar al Titular sobre la finalidad del tratamiento, tramitar consultas y reclamos en los términos legales, y cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

20. Autoridad de protección de datos

La entidad competente para la vigilancia, inspección y control en materia de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales.

Datos de contacto de la Superintendencia de Industria y Comercio:

• Sitio web: www.sic.gov.co
• Dirección: Carrera 13 No. 27 00, Bogotá DC
• Línea de atención: 01 8000 910 165

Para el caso de tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, el Titular podrá adicionalmente acudir ante el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) o la Defensoría del Pueblo para la protección de los derechos del menor.

21. Vigencia de la política y las bases de datos

La presente política estará vigente desde su divulgación por cualquier medio. Muisca se reserva el derecho de actualizarla o modificarla en cualquier momento, de lo cual dará aviso oportuno por cualquier medio a los destinatarios de esta. Las bases de datos personales de Muisca estarán vigentes por el período de tiempo exigido por la ley aplicable, o por el contrato que las regule, o por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad de la base de datos de acuerdo con la presente política.

22. Marco legal

La presente política se fundamenta en las siguientes normas:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho al Hábeas Data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 – Protección de Datos Personales.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25.
• Ley 1266 de 2008 – Hábeas Data financiero (para datos financieros y crediticios).
• Circulares y conceptos de la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos personales.

Aliaddo SAS — Propietaria de la marca Muisca
NIT 830.099.008-5
[email protected]
Carrera 80D No. 22C 70, Bogotá DC
muisca.io